To krótki i praktyczny przewodnik dla pracowników i szefów o tym,  jak poprawiać efektywność osobistą za pomocą prostych zasad i wskazówek.Wszystkie punkty przetestowałem na sobie. Sprawdź, co zadziała u Ciebie.

Muszę Cię jednak ostrzec. Uważaj podczas wdrażania niektórych zasad efektywności osobistej. Niektóre z nich wymagają współpracy z innymi i wzajemnego zrozumienia swoich potrzeb. Nie wszystkie firmy i szefowie są gotowi na takie zmiany. Stosuj wskazówki z rozwagą. Zachęcam jednak do eksperymentowania. Życie jest za krótkie, żeby tkwić w złych schematach.

 

Efektywność osobista
Zasad 1:
Dowiedz się, po co Cię zatrudniono

 

 

Może to zabrzmi banalnie, ale zapewniam Cię, że możesz się zdziwić. Niezależnie  od tego, czy pracujesz, jako specjalista, manager czy prowadzisz własny biznes. Jeśli chcesz poprawiać efektywność osobistą w pracy, musisz wiedzieć: Po co wykonujesz pracę?

Często zadaje to pytanie uczestnikom szkolenia Efektywność osobista. Odpowiedzi są bardzo różne od tych w stylu: „pracuję dla pieniędzy”, „w firmie odpowiadam za wszystko”, „jestem handlowcem”, „jestem księgowym”, „zajmuję się marketingiem”, „jestem managerem zespołu” itp.

 

Jeśli pracujesz na etacie:

1. Zajrzyj do umowy o pracę i sprawdź zakres swoich obowiązków
2. Porównaj go z rzeczywistą pracą, jaką wykonujesz na tym stanowisku
3. Porozmawiaj z przełożonym o tym, które zadania są według niego najważniejsze w Twojej pracy i dlaczego
4. Porozmawiaj z szefem o różnicach między założeniami, a rzeczywistością
   
   Ważne: musisz to zrobić w taktowny, wyważony sposób stawiając sobie za cel troskę o jak najlepsze wyniki Twoje i firmy. Inaczej Twój szef może pomyśleć, że próbujesz zrzucić z siebie ciężar odpowiedzialności lub chcesz coś dla siebie wynegocjować, a nie taki jest cel tej rozmowy (przynajmniej teraz).

 

Bardzo często, gdy firma otwiera nową rekrutację, ma wizję tego, jak powinna wyglądać praca takiej osoby i jakie wyniki ta osoba powinna osiągać. Często te założenia są bardzo niekonkretne lub nawet nierealne, oparte na wyobrażeniu. Z czasem wizje się zmieniają, ale dokumentów nikt nie odświeża. Warto, więc zapytać, jak wygląda obecna wizja i otwarcie porozmawiać o celach.

Mało osób tak robi i prezentuje taką świadomość. Sama próba porozmawiania może być uznana przez przełożonych za spory plus. Nawet jeśli nic nie uda Ci się zmienić, dowiesz się, co jest najważniejsze dla Twojego szefa, a stąd już krok bliżej do tego, żeby być lepszym, bardziej efektywnym pracownikiem.

 

Sprawdź artykuł:

Efektywność osobista – ponad 23 książki, których możesz nie znać

 

Wskazówka:

Warto się przygotować i porozmawiać z przełożonym w „przyjaznej atmosferze” i we właściwym czasie. Jeśli nie wiesz jak zacząć taką rozmowę, poproś szefa o spotkanie i wytłumacz mu, że pracujesz nad poprawą efektywności i chcesz zapytać o kilka spraw, które mogą Ci pomóc:

• Co według niego jest najważniejsze w Twojej pracy?
• Jaką Twoja praca przynosi wartość dla firmy?
• Z czego jest zadowolony?
• Co warto poprawić?

 

Dlaczego to jest ważne?

1. Nasze wyobrażenie o celach naszej pracy i priorytetach i wyobrażenie przełożonych często różnią się znacząc.
2. Taka rozmowa nawet w firmie, w której panuje „trudna atmosfera” może pomóc.

 

Jeśli Twoje wyobrażenie pracy, jaką wykonujesz różni się znacząco z wizją Twojego przełożonego, to będą pojawiać się konflikty i brak wzajemnego zrozumienia. Zastanów się też, co da Ci poprawa efektywności osobistej w pracy w obszarach, które nikogo poza Tobą nie interesują?

 

Efektywność osobista
Zasada 2:
Ustal priorytety i cele oraz określ kluczowe wskaźniki sukcesu

 

Efektywność osobista, to umiejętność optymalnego wykorzystywania zasobów  ( wiedzy, energii i czasu itp. ), aby osiągać jak najlepsze wyniki na drodze do celów. Żeby myśleć o poprawie efektywności osobistej musimy wykonać kilka kroków:

 

1. Ustalić, jakie cele mamy do wykonania? (patrz Zasada 1)
2. Uzgodnić, jak będziemy mierzyć postępy pracy i kiedy możemy uznać, że cel został osiągnięty
3. Kto będzie to nadzorował realizację celu i w jakich odstępach czasu?

 

Często przełożeni mają problem z wyznaczaniem wskaźników efektywności. Możesz je wtedy ustalić samodzielnie. Nawet, jeśli miałbyś to zrobić tylko dla testu – możesz się sporo nauczyć. Jeśli Twoje wskaźniki będą działać, możesz wtedy podzielić się tym z szefem i pokazać co udało Ci się ustalić.

W niektórych zawodach cele są jasno narzucone przez przełożonych. Przedstawicie handlowi z reguły pracują na miesięczny lub kwartalnych „targetach” w dodatku często ich przełożenie kontrolują „wskaźniki” pośrednie takie jak np. ilość odwiedzonych Klientów/ilość telefonów itp.

 

Na przykład:

300 000 zł netto przychodu w miesiącu ze średnią marżą 30%.  Dziennie nie mniej niż 5 wizyt handlowych u nowych klientów w tygodniu. Nie jest to oczywiście sytuacja idealna. Jednak jasne sformułowanie ram pracy, jest oznaką właściwego kierunku.  Wiemy na jakim poziomie realizacji jesteśmy. Możemy poprawiać swoją efektywność osobistą. Nasza praca jest przejrzysta i ciężko dyskutować z danymi.

Są też firmy, w których nie ustala się celów, „targetów”, KPI.  Nie mierzy się też efektywności lub wydajności pracy.  

Często określenie celów na danym stanowisku jest trudne – to fakt. Nie powinno nas, to jednak zwalniać z ich ustalenia i szukania łatwych do obliczenia wskaźników pomiaru.  

W książce „Trzy oznaki pracy, która nie daje szczęścia” Patrick Lencioni wskazuje, że jedną z trzech przyczyn która sprawia, że praca nie przynosi nam satysfakcji, to: brak wymierności pracy.

Jak podkreśla Lencioni, jeśli nie jesteśmy w stanie dzień po dniu mierzyć efektów naszej pracy i sprawdzać jak nam idzie, to będziemy nieszczęśliwi. Jak chcesz w takiej sytuacji dać sobie odpowiedź na pytanie: czy w tym tygodniu pracowałem wydajniej w poniedziałek, środę czy piątek? W który dzień zrobiłem największe postępy w kierunku celów i dlaczego?

Musisz odpowiedzieć sobie jakich miar użyć. Wbrew pozorom nie oznacza to wcale skomplikowanych wyliczeń. 

 

Efektywność osobista
Zasada 3:
Nie da się zrobić wszystkiego. Skup się na tym co ważne.

 

Postawmy sprawę jasno. Sporo stanowisk pracy, jest źle zaprojektowanych. W wielu firmach procedury, jeśli w ogóle są zapisane (to już sukces), odbiegają znacząco od rzeczywistości, są nieaktualne i często przeformalizowane. Znowu na pierwszy rzut oka banalna zasada, robić to co ważne, stosować zasadę 80/20 itp. Tylko jak się za to zabrać?

Skoro szukasz informacji o „efektywności osobistej”, to:

 

1. Ilość zadań i projektów do wykonania przerasta Twoje możliwości.
   Gasisz pożary, odkręcasz niedokończone lub źle wykonane zadania, ciągle jesteś angażowany w nowe projekty, masz rozgrzebane sprawy i nie wiesz już jak sobie z tym poradzić.
   
   
2. Wkładasz dużo pracy i energii w wykonanie zadań. Ciężko Ci jednak określić cele i zmierzyć efekty. Projekty są długie, może dużo spraw jest niezależnych od Ciebie. Narzędzia o efektywności osobistej, o których czytasz ciężko Ci przełożyć na codzienną pracę i tracisz już nadzieję i zapał.

 

Pamiętaj:

Nie da się zrobić wszystkiego. Zawsze będzie więcej możliwości, projektów i zadań niż zasobów i czasu. Życie to umiejętność wybrania tych, które przynoszą najwięcej efektów. Jeśli nie pracujesz przy linii produkcyjnej, w dodatku wykonując powtarzalne czynności, to jest spora szansa, że Twoja praca nie kończy się wraz z zakończeniem dnia. A i na linii produkcyjnej bywa z tym różnie.

Mój dobry znajomy ma szefa, który powtarzał że: „pracownicy mogą wyjść do domu dopiero jak praca będzie zakończona”.

 

Problem w tym, że mój znajomy pracuje w branży opartej na wiedzy, gdzie otwarte projekty mogą trwać po kilkanaście miesięcy. W dodatku firma nie prowadzi np. sformalizowanych celów cząstkowych czy dziennych targetów wykonania zadań, nie określa KPI i „kamieni milowych”.

 

Namówiłem, więc znajomego, żeby kiedyś dopytał szefa, co ma konkretnie na myśli mówiąc: „zakończona praca” i w razie, czego doprecyzował za pomocą dodatkowych pytań, poprosił o przykłady i opis tego, jak ma to wyglądać. Oczywiście wszystko bez złośliwości i z dbałością o relacje. Atmosfera się oczyściła i znacznie lepiej współpracuje mu się z szefem. Nie obyło się jednak bez komplikacji.

 

Myślę, że nie będzie przesadą, jeśli powiemy, że w wielu firmach umiejętność wyboru projektów i konsekwentne ich realizowanie może być kluczową umiejętnością zaniedbana przez managerów.

Efektywność osobista: jak poradzić sobie z natłokiem zadań szybko?

1. Weź kartkę i długopis
2. Wypisz wszystkie zadania i projekty, nad, którymi pracujesz
3. Zrób sobie prostą matrycę, w których ustalisz ile czasu potrzebujesz na wykonanie ukończenie projektu/zadania i  zestawisz, to z efektami jakich możesz się spodziewać.
4. Teraz masz obraz sytuacji. Ustal, które sprawy chcesz i musisz zrobić, a później
5. Pomyśl co możesz wyeliminować, delegować lub odłożyć na inny termin. 

 

Efektywność osobista
Zasada 4
Pracuj w biurze, odpoczywaj w domu

 

Zasada efektywności osobistej tak oczywista, że teoretycznie nie powinniśmy o niej wspominać. Zbyt często jednak pracownicy umysłowi maja tendencję do przenoszenia pracy do domu. Z jednej strony sporo firm narzuca taką kulturę, a drugiej często pracownicy chcą pokazać, że są pracowici i przydatni i zaczyna się psucie swojej efektywności i rynku zabierając pracę do domu.

Zastanów się ile razy obiecywałeś sobie coś w stylu:

 

• Dokończę to w domu
• Przygotuję przez weekend
• To wymaga skupienia, zajmę się tym na spokojnie w domu

 

Odkładanie pracy wymagającej skupienia „do domu” oznacza, że Twoje miejsce pracy nie sprzyja efektywności. Pracownicy, u których dominuje ta wymówka, wskazują że w pracy ciągle ktoś przeszkadza, dzwonią telefony i nie ma przestrzeni, żeby w spokoju popracować.

Nie raz słyszałem od uczestników szkolenia, że w ciągu 8 godzin pracy zdalnej z domu wykonują tyle, co podczas 2-3 dni pracy w biurze. Jeśli jesteś managerem, staraj się zadbać o przestrzeń dla siebie i pracowników, w której intensywna praca w skupieniu będzie możliwa. Jeśli jesteś pracownikiem, zastanów się nad tym, czy możesz tak zmodyfikować swój dzień pracy, aby sprzyjał skupieniu i kreatywności?

Może część rozpraszaczy w postaci mediów społecznościowych (Facebook, LinkeIn) możesz wyeliminować. Może możesz zaprojektować „sprinty”, gdzie przez 1-2 godziny pracujesz tylko nad jednym projektem. Warto popracować też nad zmianą przyzwyczajeń i kompulsywnym sprawdzaniu, czy pojawił się nowy mail w skrzynce, nowe zadanie z CRM, czy ktoś dzwonił.

Przykład:

Jeden z moich Klientów często zabierał pracę do domu. Nie dlatego, że się z nią nie wyrabiał. Po prostu w domu „lepiej mu się myślało” i szybciej rozwiązywał zaplanowane zadania. W konsekwencji pracował znacznie więcej niż inni jego koledzy. Po dotarciu do źródła problemu zdecydował się na rozmowę z pracodawcą i ustalił harmonogram z częściową pracą zdalną.

Na początku szefowi nie podobał się pomysł, ale rozsądek i trafne argumenty wzięły górę nad przyzwyczajeniami. Zaczęło się od próbnego projekty na kilka tygodni połączonego z monitoringiem kolejnych kroków. Może w Twoim przypadku też możliwa jest częściowa praca zdalna?

 

Efektywność osobista
Zasada 5
Unikaj niepotrzebnych i nudnych spotkań

 

Kto nie brał w pracy udziału w przydługim i nic nie wnoszącym spotkaniu niech pierwszy rzuci kamieniem. Im większa organizacja, tym problem rośnie na sile.
W wielu rozwiązaniach korporacyjnych managerowie średniego szczebla poświęcają blisko 70% czasu na nieefektywne spotkania. Później muszą nadrabiać „rzeczywistą pracę” po godzinach lub w weekendy.

Tak nie musi być. Chociaż budowa kultury organizacyjnej nieobarczonej spotkaniami, to spore wyzwanie dla firmy, możesz zacząć od małych kroków.

 

Przykład:

Jeśli sam jesteś inicjatorem spotkań

Zmiany zacznij od siebie. Przemyśl czy nie robisz spotkań za często i nie zapraszasz na nie za dużo osób.

• Gdzie to tylko możliwe zrezygnuj z grupowego omawiania projektu.
• Przygotuj agendę spotkania i pilnuj, żeby zebrania trzymały się harmonogramu. Najwięcej czasu grupa traci na niepotrzebny „wrzutkach” niezwiązanych z tematem

 

Jeśli dostajesz sporo zaproszeń na spotkania:

• Proś o agendę spotkania i cele – bądź uprzejmy, ale podkreślaj, że nie lubisz być nieprzygotowany
• Zapytaj co autor spotkania oczekuje od Ciebie i jakie rozwiązanie ma wypracować to spotkanie
• W trakcie spotkania, jeśli na początku nikt tego nie określił, zapytaj o cel spotkania i jaki ma być efekt końcowy.

 

Możesz zaobserwować, że po jakimś czasie ludzie rzadziej zapraszają Cię na zebrania i bezcelowe pseudo „burze mózgów”. Kiedyś za pomocą tej techniki po 3 miesiącach znacząco ograniczyłem ilość spotkań i zebrań, w których biorę udział. Dotyczyło to też spotkań z dostawcami usług, których celem było
z reguły „podtrzymanie kontaktu”.

 

Przykład:

Dla przykładu, jeśli piszesz raport lub artykuł i zobaczysz powiadomienie, że masz nową wiadomość e-mail w skrzynce. Nie tracisz czasu tylko na sprawdzenie treści wiadomości. Tracisz go też na tym, że mózg będzie potrzebował dłuższej chwili, żeby wrócić do stanu aktywności, która ułatwia pisanie artykułu.
Znasz pewnie to uczucie. Pracujesz w skupieniu i wszystko zaczyna się układać i nagle ktoś w chodzi do biura, żeby zapytać o coś mało ważnego. Po powrocie do zadania potrzebujesz chwili, żeby zacząć pracę tak samo efektywnie. Często musisz przypomnieć sobie, na czym skończyłeś itp.

 

Większość ludzi pracując stara się wykonywać kilka zadań jednocześnie i w ten sposób traci . Czy tego chcemy czy nie, koszty przerzutności uwagi mają swoje konsekwencje ekonomiczne dla firmy. Microsoft w jednym z badań oszacował, że tracimy około 15 minut na przełączeniu uwagi między zadaniami. Jak myślisz ile razy w ciągu dnia przerzucasz uwagę? Jeśli umiesz pracować w skupieniu i otoczenie na to pozwala to 4-8 razy w ciągu dnia. A co w skrajnych przypadkach kiedy skaczesz między zadaniami? Jeśli dodatkowo Twój zespół liczy 10 osób i cały dział tak pracuje?

 

Szybkie obliczenie strat na efektywności osobistej:

6 „przerzutów” uwagi x 15 minut x 20 dni = 30 godzin strat dla jednego pracownika miesięcznie
Zespół 10 osobowy to: 300 godzin kosztów tylko ze wzlędu na przerzutność uwagi.

Chcesz wiedzieć ile tracisz na przerzucaniu uwagi w pracy? Przeanalizuj, jak często w ciągu dnia „skaczesz między zadaniami i projektami”. A później zrób podobne wyliczenie.

Jak widzisz tutaj tkwi ogromy potencjał na poprawę efektywności osobistej dla Ciebie i zespołu, w którym pracujesz, a może nawet dla całej firmy.

 

Co z tym zrobić?

Pracować w skupieniu „w blokach czasu”

Wyznaczaj sobie bloki czasu, w których w skupieniu. Odłączasz się wtedy od rzeczywistości i realizujesz jedno zadanie. Na początku może Ci być ciężko. Szczególnie, jeśli od dłuższego czasu pracujesz „skacząc” miedzy zadaniami. Mi w rozpoczęciu pracy w takim trybie pomogła technika Pomodoro. Zaczynałem od 15 minut w skupieniu i z czasem zwiększałem ilość czasu pracy w skupieniu nad jednym zadaniem.

 

• Ograniczać ilość zadań, nad którymi pracujesz

Efektywność osobista w pracy to umiejętność „dowożenia celów”. Nie ważne ile masz otwartych projektów i zadań, tylko jak szybko dostarczasz to co zostało założone.

 

• Wprowadź system informujący, że pracujesz w skupieniu

Jest jeszcze sporo firm, w których nie ma uporządkowanego systemu. Warto więc umówić się z ludźmi, z którymi pracujesz na wspólny „kod”, który wskaże, że pracujesz w skupieniu i lepiej Ci nie przeszkadzać.

 

Przykład:
Ja wprowadziłem w swojej pracy „czerwoną kartkę A4”. Kładłem ją na biurku w widocznym miejscu, zakładałem słuchawki na uszy. To był „znak” dla pozostałych i dla szefa, że pracuję nad ważnych zadaniem i potrzebuję skupienia. Wcześniej oczywiście omówiłem ten problem z szefem, pokazałem wyniki i poprosiłem o taką możliwość. Jednym słowem zadbałem o akceptację.

 

• Wyznacz dyżury

Jeśli pracujesz w środowisku, w którym ciągle ktoś może Ci przeszkadzać – telefony, awarie, pilne maile, wsparcie dla innych pracowników, możesz pomyśleć nad wyznaczaniem dyżurów dla osoby, która przejmie na siebie komunikację.

 

Przykład:
Jak pracowałem jako specjalista nie miałem możliwości wyznaczania dyżurów, czy organizowania sobie pracy jak bym chciał. Umawiałem się więc z koleżanką na „bloki czasu” – podczas, gdy ja pracowałem w skupieniu nad zadaniami np. 1-2 godziny, ona przejmowała na siebie całą komunikację skierowaną w moim kierunku – odbierała telefony, sprawdzała czy nie ma pilnych maili od Zarządu,  odciągała uwagę innych pracowników ode mnie.

Ja pomagałem jej tak samo, wtedy kiedy ona tego potrzebowała – nie raz takie podejście uratowało nam nerwy i pomogło doprowadzać projekty do końca, mimo totalnego chaosu.

 

Efektywność osobista
Zasada 6:
Naucz się mówić NIE i asertywnie broń swoich celów

 

Pomaga nam na starcie kariery oraz podczas rozkręcania biznesu. Zabija i blokuje, jak jesteśmy już na pewnym etapie rozwoju. Mowa o otwartości na nowe.

Zaczynasz dopiero pracę? Zmieniasz zawód? Otwierasz własny biznes? Świetnie. Nie masz jeszcze pewności, w którym pójść kierunku lub jaką obrać ścieżkę. Bierzesz wszystko, co wpadnie Ci w ręce. Ktoś proponuje wystąpienie na konferencji biznesowej, ktoś pomoc w swoim projekcie pro-bono itp. Bierzesz wszystko „co czujesz” i angażujesz się nawet w kilkanaście projektów jednocześnie. Czasem bywa ciężko, ale przez większość czasu „czujesz, że żyjesz”.

 

Ta strategia mimo tego, że wielu trenerów efektywności osobistej mówi inaczej – działa i ma się dobrze. Na starcie bierzesz wszystko, co ciekawe i rozwojowe. W ten sposób:

• nawiązujesz nowe znajomości,
• budujesz swoją markę,
• szybciej się uczysz,
• nabywasz doświadczenia i referencji

 

Po jakimś jednak czasie. Jeśli oczywiście przyłożysz się do swoich zadań. Ludzie zaczynają Cię doceniać i sami proponują udział w kolejnych projektach.
Niestety krąg ludzi, z którymi współpracujesz jest już znacznie większy niż na początku i masz zbyt dużo propozycji. Nie ma realnej możliwości na zaangażowanie się we wszystko.

To czas wyboru i klaryfikacji dalszej drogi. Oczywiście nadal skutecznie możesz prowadzić kilka ścieżek i nie zamykać się na jedną specjalizację. Pamiętaj jednak. Lepiej zrobić jeden projekt dobrze niż „uwalić” kilka. Co wpiszesz sobie do portfolio lub CV? Nie ukończyłem 4 projektów w tym roku?

Tak samo jest w pracy. Jeśli udało Ci się dojść już do średniego etapu rozwoju w firmie – jesteś samodzielnym specjalistą, team leaderem, kierownikiem lub nawet dyrektorem – to bądźmy szczerzy – masz pewną swobodę w wyborze projektów lub ścieżek ich realizacji.

Czas przyjrzeć się swojej sytuacji i sprawdzić, czy zbyt często nie zgadzasz się na nowe albo samodzielnie nie uruchamiasz jednocześnie zbyt dużo projektów.
Często ciężko odmówić propozycji swojemu przełożonemu. W wielu wypadkach jest to niemożliwe. Musisz jednak zadbać o swoje interesy, energię i czas. Inaczej wypalisz się, szybciej niż myślisz.

 

Jak to zrobić?

• Ustal własne cele i sposoby ich realizacji – bez tego jesteś zdany tylko na projekty innych osób.
• Jeśli pracujesz dla kogoś, ustal priorytetowe projekty i sposób ich pomiaru – skup się ich realizacji w pierwszej kolejności
• Zablokuj przestrzeń i czas na realizację celów – cele ustalonych priorytetów to tylko marzenia
• Nie bój się porażki – lepiej ustalić ambitny cel, którego nie uda Ci się osiągnąć niż działać bez planu. W pierwszej wersji możesz wyciągnąć wnioski. W drugiej, nawet jeśli coś zrealizujesz ciężko mówić o sukcesie.

 

Efektywność osobista – podsumowanie

Niby oczywiste zasady, za które możesz zabrać się od razu. Problem zawsze pojawia się na etapie wdrażania zmian. Zachęcam Cię jednak – nie zniechęcaj się porażkami i trudnościami. Każdy z nas może pracować efektywnie, mieć czas dla siebie i dla rodzimy. Wszystko zależy od determinacji, umiejętności uczenia się, elastyczności i kreatywności. Życzę Ci sukcesów. Zapraszam do dyskusji.

Jaką zasadę Twoim zdaniem warto dodać do tej listy? Napisz w komentarzu